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個人情報保護規程

メンタルサポート徳島(以下、「当機関」という。)は、メンタルヘルス事業の実施に当たっては契約する企業、その労働者、その他関係者・関係機関等のお名前・ご住所・電話番号・メールアドレス等(以下「個人情報」という。)の重要性を認識し、取得した個人情報を厳正かつ慎重に取り扱うことが社会的責務であり、業務をしていく上での基本であると考えております。

当機関では、個人情報保護についての取り扱い及び事務室(執務室)への関係者以外の立ち入り禁止措置について以下のとおり遵守すべき規程を定め、業務を遂行してまいります。

第1条 個人情報の収集及び利用範囲の制限

  • 1.

    当機関は業務上必要な範囲内で適法かつ公正な手段によって個人情報を収集する。また、収集にあたり収集目的を明確にし、収集目的の範囲内で取り扱う。

  • 2.

    カウンセリングにより個人情報を労働者から直接収集する場合は、収集目的を明らかにする。本人以外または公開資料等から間接的に収集する場合は、本人の同意を得ることとする。

  • 3.

    メンタルヘルスに関する相談等を行った労働者の個人情報について、当機関が定める規程及び法令等に規定する場合を除き、その所属する事業者その他第三者に開示・提供しない。なお、個人情報の保護は、緊急に医療上の措置を必要とすると判断される労働者(希死念慮を有する場合等)への対応を妨げるものではない。

  • 4.

    メンタルヘルスに関する相談等の結果、労働者の心の健康に影響を与えていると考えられる事業場の問題が認められる場合、事業者との連携をとることの必要性を労働者に説明し、労働者の承諾が得られた場合には事業者に対して当該問題について必要な報告を行う。

  • 5.

    メンタルヘルスに関する相談等の結果、自傷他害のおそれが認められるなど、事業者として緊急に対応をとることが必要であると考えられる労働者について、事業者に必要な情報を通知する。なお、この場合であっても、可能な限り労働者の同意をとることとする。

  • 6.

    個人情報に関する取扱いについては、契約前に事業者と調整し、上記(1)から(5)までを含む取決めをすること。この際、メンタルヘルスに関する相談等を受けた労働者の不利益となる取決めは行わない。

第2条 個人情報取り扱いにおける安全性の確保

  • 1.

    個人情報の保護について、不当なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩などを防止するために、個人情報を厳重に保管するための対策を実施するものとする。また、本人の承諾なく第三者に相談内容等、収集した個人情報を開示・提供しない。

  • 2.

    メンタルヘルスに関する相談等を行った労働者の個人相談記録については、事務室(執務室)に設置してある鍵のかかる保管庫にて保存する。保管期間については、10年間とする。その他個人情報が記された書類等については5年間保管とする。なお、個人情報の保管に関し、相談対応者など当機関従事者は、慎重かつ厳正に管理する事に努めるものとする。

  • 3.

    電話、メール等によるメンタルヘルスに関する相談、個人情報を取り扱う情報端末の操作、個人情報が記された書類等の取扱いは、職務の性質上やむを得ない場合を除き、関係者以外の立ち入りが禁止された事務室(執務室)において行うこととする。

第3条 準拠法等

「個人情報の保護に関する法律」を遵守する。

第4条 個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当機関における個人情報保護規程の見直し、相談記録の保管方法、相談者の個人情報保護に関する業務について見直しを定期的に行い、継続的改善を実施する。

第5条 個人情報の提供

以下の場合については、適正な機関へ個人情報を提供するものとする。

  • 法的根拠に基づいた開示を求められた場合

  • 労働者本人(相談者)に自傷他害の恐れが認められ、本人及び第三者の生命が危険にさらされると当機関が判断した場合

第6条 情報の開示義務

当機関が提供させていただく支援業務内容(対面カウンセリング、研修・講演事業等)や相談予約方法、相談時間、相談場所、料金体系等に関しては、原則として、パンフレットおよびホームページにてその情報を公開するものとする。なお、基本方針、料金体系の詳細、個人情報保護規程等に関しては、必要に応じて当機関にて閲覧可能とする。

平成22年6月21日
メンタルサポート徳島